Principali motivi per utilizzare un software di gestione documentale

Principali motivi per utilizzare un software di gestione documentale

Scritto da Mario Zules il 27 marzo 2020

L’era dei dati è ormai pienamente affermata e ha completamente cambiato il modo in cui ogni settore lavora. All’improvviso è possibile monitorare la creazione e la modifica dei dati, grandi quantità di statistiche sulle prestazioni, previsioni e tutto questo con un tasso di produzione documentale mai visto prima.

La capacità delle grandi aziende di essere pronte a gestire i dati è ciò che definisce il loro successo e la loro abilità di adattarsi rapidamente alle necessità. Questo crea la necessità di gestire i nostri asset digitali in maniera efficiente.

Oggi abbiamo a disposizione un’ampia gamma di sistemi di gestione documentale (DMS) tra cui scegliere, ed è un’opportunità che dobbiamo cogliere per rimanere al passo con l’attuale paradigma.

È essenziale distinguere tra sistemi di gestione documentale auto–ospitati (self-hosted) e ospitati su cloud (cloud-hosted).

Un software self-hosted è un ottimo investimento, soprattutto per le piccole imprese. Offre il vantaggio di un costo complessivo inferiore, limitato a un pagamento una tantum, che di solito varia tra uno e tremila dollari, a seconda del numero di utenti abilitati all’uso del sistema. È un investimento eccellente per le piccole imprese, ma occorrerà basarsi sui server aziendali e sullo spazio di archiviazione disponibile.

Con un sistema cloud-hosted, invece, un fornitore di terze parti ospita il software e ti concede l’accesso da qualsiasi dispositivo con connessione a Internet. I vantaggi di questo sistema sono enormi, in particolare per le grandi aziende: non c’è bisogno di un tecnico per installare e gestire il software, è possibile accedere ai documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, avere backup esterni automatici e prevenzione e gestione dei disastri documentali.

In ogni caso, ci sono diverse altre ragioni per migliorare la tua azienda con un repository digitale. Ecco quattro motivi per utilizzare un software di gestione documentale.

Vai verso il paperless!

Attualmente, ci sono pochissimi casi in cui gestire un’azienda con documenti cartacei è più vantaggioso che digitalizzare tutto.

Il passaggio dai documenti fisici a quelli digitali ha un impatto significativo sulla riduzione dei costi: stampa, manutenzione delle stampanti, spedizioni e perfino i costi derivanti dall’espansione degli uffici si riducono drasticamente utilizzando un DMS per gestire i dati digitali.

Un esempio importante viene dall’Estonia, che da anni si affida agli asset digitali e ai sistemi di gestione documentale tra cittadini e uffici pubblici per aumentare la produttività. Oggi ci sono oltre 600 servizi e-government disponibili per l’intera popolazione, dalle dichiarazioni dei redditi al voto elettronico. Questo modello ha portato notevoli miglioramenti nell’efficienza e nella sicurezza delle informazioni.

Infine, va considerato anche il rischio di disastri: incendi, allagamenti, perdite o eliminazioni accidentali di documenti. Un DMS cloud offre maggiore affidabilità e capacità di disaster recovery.

Sfrutta al massimo le tue risorse!

Secondo un white paper di IDC del 2012, i lavoratori e i professionisti IT che gestiscono documenti per un’azienda trascorrono in media 2,5 ore al giorno a cercare file.

Questa perdita di produttività è aggravata dalla demotivazione dei dipendenti, costretti a compiti ripetitivi. La ricerca ha inoltre rivelato che aziende con circa 1.000 dipendenti possono sprecare fino a 5 milioni di dollari all’anno duplicando informazioni già esistenti.

Processi inefficienti di ricerca, revisione e approvazione dei documenti impediscono ai dipendenti di esprimere il loro pieno potenziale. Anche lo spazio fisico richiesto per archiviare montagne di documenti incide sul morale dei dipendenti.

Un DMS cloud elimina immediatamente il problema degli archivi fisici: se la tua azienda produce anche solo 50 documenti rilevanti al giorno da conservare per 10 anni, si arriverebbe a 130.000 documenti archiviati. Con un DMS, tutto questo si riduce a zero.

Mantieni al sicuro le informazioni sensibili!

La sicurezza delle informazioni è un punto fondamentale. Il Varonis Data Lab ha pubblicato un report globale sul rischio dei dati basato su 785 audit casuali. È emerso che ogni dipendente aveva accesso in media a oltre 17 milioni di file e che il 53% delle aziende aveva più di 1.000 documenti sensibili esposti a violazioni di sicurezza, senza una gestione adeguata dei permessi.

I migliori DMS utilizzano Spring Security, che centralizza la gestione degli accessi basandosi sulle credenziali degli utenti. Ciò consente di concedere o revocare l’accesso a specifici documenti in qualsiasi momento, anche in determinate fasce orarie, e di automatizzare questi permessi.

Queste misure di sicurezza rendono più semplici i backup e la pianificazione delle emergenze. I backup digitali permettono di avere un archivio alternativo sul cloud o su server esterni, indipendentemente dallo stato dei documenti cartacei.

Crea la tua app!

Uno degli sviluppi più interessanti che un’azienda può intraprendere è sviluppare la propria app con l’aiuto di un fornitore di DMS.

Si tratta di un investimento che crea immediatamente un asset e riduce le passività, aumentando il valore netto dell’impresa.

Un’app di gestione documentale personalizzata per le tue esigenze aziendali ti permette di creare processi più rapidi e reattivi, perfettamente in linea con la tua logica di business e la tua identità di marca.

Conclusione

Puoi prendere decisioni migliori e aumentare la produttività centralizzando i tuoi asset in un sistema integrato.

L’implementazione di un DMS locale o cloud ti consente di apportare modifiche più velocemente e di intervenire sui processi per aumentare le probabilità di successo.