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Protocollo informatico per la Pubblica Amministrazione

Scritto da Carlo Olivieri - OpenKM Italia, il 27 maggio 2022

In questo articolo cerchiamo di illustrare la normativa del protocollo digitale per la pubblica amministrazione e le funzionalità sviluppate in seno ad OpenKM per la sua gestione.

Norme generali del protocollo

 Il riconoscimento significativo in Italia si è avuto con il DPR 428 del 20 ottobre 1998 che ha stabilito la validità del protocollo anche nella gestione informatica e nel Marzo 2015, l’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) ne ha definito le linee guida.

La gestione del protocollo è di solito affidata a un apposito ufficio detto Ufficio Protocollo. Esso riceve il materiale documentario del soggetto produttore in uscita e in entrata (sono esclusi i documenti interni) e lo annota nel registro. Nel caso di protocollo elettronico è necessario che i dati non siano modificabili.

La registrazione ha quattro elementi necessari per legge che sono:

  • Numero progressivo per ciascun elemento, sia esso in entrata che in uscita
  • Data di ricezione (anche ora e minuti quando richiesto)
  • Mittente o destinatario
  • Breve sunto del contenuto (regesto)

Il registro, cartaceo o informatico, ha in genere due pagine: su una si registra la documentazione in entrata, sull'altra quella in uscita. In ogni caso il numero progressivo deve essere assegnato a crescere contando sia i documenti in arrivo che in partenza ed ogni numero deve corrispondere a un unico documento, anche nel caso di repliche a stretto giro su un medesimo argomento o affare.

A questi elementi si aggiungono altri accessori: il numero degli allegati, l'ufficio di competenza, la categoria (o titolo), il numero della sezione e, nel caso di corrispondenze, il numero progressivo del documento di riferimento precedente e quello della risposta successiva.

Nel caso della registrazione cartacea si appongono i quattro elementi necessari sul documento assieme al timbro dell'ente e alla firma del protocollista.

Il protocollo informatico invece, dopo aver scansionato il documento assegna un codice con tutte le informazioni necessarie e lo allega.

Terminate queste operazioni di registrazione si distribuiscono i documenti ai singoli uffici competenti per materia.

Titolario di classificazione

Il titolario di classificazione è il quinto elemento nel registro di protocollo: non è necessario per i fini amministrativi e giuridici (la sua mancanza o errata disposizione non inficia il registro), ma è ormai indispensabile per assolvere agli obblighi di archiviazione.

Tramite il titolario, che è un elenco delle "categorie" o "titoli" di un ente, a sua volta suddivise in "classi" o "sezioni", si smista la documentazione e la si ricompone durante la chiusura dell'archivio corrente.

Chiusura del protocollo

Finito l'anno civile il registro di protocollo deve essere chiuso. Per i protocolli di tipo elettronico la chiusura avviene automaticamente. Con il nuovo anno civile la numerazione ricomincia da 1.

Non è consentito, e potrebbe esporre gli operatori a responsabilità penale, lasciare caselle in bianco per completarle oltre il 31 dicembre in relazione ad atti o documenti formati o pervenuti entro tale data.

Protocollo riservato

Il registro di protocollo è un atto pubblico. Per tutti quei documenti che abbiano un carattere di particolare riservatezza, alcuni enti hanno predisposto anche un registro detto "protocollo riservato" che viene gestito direttamente dalle sfere più alte dell'ente, senza passare dall'Ufficio Protocollo. Ad esempio in un comune ha accesso al protocollo riservato solo il sindaco ed eventualmente gli assessori, in una prefettura solo il prefetto, e così via. L'accessibilità è stabilita dal regolamento.

Vengono di solito registrati nel protocollo riservato i documenti di natura personale, come le lettere disciplinari indirizzate ai dipendenti, o documenti contenenti altri dati di natura sensibile, ovvero protetti da segreto d'ufficio. Il protocollo riservato segue una propria numerazione.

Valenza giuridica del protocollo

Ogni soggetto deve avere un solo protocollo (fatta eccezione per il registro riservato), poiché esso è il raccordo fondamentale dove transita la sua memoria via via che si forma.

Il documento, o fascicolo, protocollato è corredato da codici di univocità e impronte digitali per godere di validità giuridica ed è obbligatorio per legge in tutti gli enti pubblici. È necessario che siano presenti tutti e quattro gli elementi necessari alla protocollazione (progressivo, data, mittente o destinatario, regesto) e che venga chiuso e aperto con regolarità e precisione all'inizio del nuovo anno solare. Se queste regole vengono rispettate il protocollo assume la caratteristica di atto pubblico di fede privilegiata: può cioè essere usato non solo per esigenze pratiche o amministrative, ma anche in qualsiasi necessità probatoria in campo giudiziario, ed ha validità assoluta ("fa fede" come prova), tranne quando venga esplicitamente provata la falsificazione.

La protezione che il protocollo assicura in sede giudiziaria ha fatto sì che anche alcuni soggetti privati si dotassero di un ufficio protocollo, del tutto analogo a quello dei soggetti pubblici.

OpenKM ha funzionalità idonee a garantire l’aderenza alle esigenze di protocollazione documentale, secondo le regole definite dall’ AGID. Non da meno la flessibilità di OpenKM permette di personalizzare e automatizzare le procedure di protocollo secondo le esigenze organizzative di aziende con qualsiasi complessità.

Le funzioni OpenKM di security, relazione tra documenti, automatismi documentali, gestione metadati con campi sensibili al contesto, aderiscono alle logiche di  riservatezza e immutabilità del dato, come richiesto dalla normativa.

Ricercare documenti protocollati

Con OpenKM sono notevolmente semplificate le operazioni di ricerca di documenti e fascicoli combinando i dati registrati per il protocollo informatico con quelli ricavati dall’analisi del contenuto dei documenti. Grazie ad “alert” e “news” si completa il quadro per gestire al meglio il capitale informativo dell’azienda.

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