Qual è la differenza tra la Gestione Documentale e l’Enterprise Content Management (ECM)?

Qual è la differenza tra la Gestione Documentale e l’Enterprise Content Management (ECM)?

Scritto da Ana Canteli il 29 novembre 2019

I termini gestione documentale e enterprise content management (ECM) vengono spesso utilizzati in modo confuso, alcuni arrivano persino a considerarli sinonimi. Questo fenomeno può essere motivato da diverse cause: dai criteri utilizzati, a problemi di traduzione o persino interessi commerciali, a seconda del termine di moda.

Gestione documentale vs. ECM

Fino al 2017, l’AIIM - Association for Information and Image Management definiva il termine enterprise content management (ECM) come un concetto ampio che comprende le strategie, i metodi e gli strumenti per acquisire, gestire, archiviare, preservare e distribuire contenuti e documenti elettronici relativi ai processi organizzativi.

Enterprise content non significa che venga utilizzato esclusivamente dalle aziende, ma che possa essere utilizzato da istituzioni, fondazioni, ONG e organizzazioni di qualsiasi tipo.

La gestione documentale, invece, è l’insieme di regole e tecniche per gestire i documenti (di qualsiasi tipo) ricevuti o creati in un’organizzazione, facilitare il recupero delle informazioni, determinare il periodo di conservazione e le politiche di scarto, garantendo al contempo la conservazione a lungo termine dei documenti più preziosi secondo criteri di razionalizzazione ed economia.

Sistema di gestione documentale vs. Enterprise content management

Ora parliamo degli strumenti: sistema di gestione dei contenuti aziendali (ECM) e software di gestione documentale (DMS).

Mentre un sistema di gestione documentale si concentra sull’intero ciclo di vita di un documento – dalla scansione all’archiviazione, passando per la condivisione e la pubblicazione – un sistema ECM gestisce tutti i tipi di risorse digitali, intese in senso ampio come "informazioni non strutturate": video, immagini, email, pagine web, ecc.

I sistemi di gestione documentale sono simili ai sistemi ECM nel senso che entrambe le soluzioni tecnologiche richiedono l’archiviazione o l’accesso a documenti o oggetti. La gestione documentale sarebbe anche il punto di partenza, poiché qualsiasi organizzazione ha bisogno di gestire i propri documenti.

L’uso di una soluzione tecnologica piuttosto che un’altra dipende da molti fattori, tra cui il tipo e il volume delle esigenze che giustificano l’automazione di un processo o di un’attività.

Caratteristiche di un sistema di gestione documentale

• Creazione di documenti: il software deve essere in grado di generare documenti elettronici e di digitalizzare documenti cartacei.

• Acquisizione: il software deve integrarsi con stampanti multifunzione o scanner e includere componenti come OCR (Optical Character Recognition) o OMR (Optical Mark Recognition).

• Sicurezza: il software deve consentire di stabilire i livelli di sicurezza necessari per ogni nodo informativo (diritti di lettura, modifica, copia, eliminazione, ecc.).

• Indicizzazione: elemento essenziale per classificare e categorizzare i documenti e collocarli correttamente nel repository.

• Metadati: informazioni fondamentali sul documento, contenute al suo interno (es. codice a barre) o in un database collegato (origine, data di spedizione, ecc.).

• Workflow: i motori di workflow consentono di costruire flussi di lavoro per gestire documenti o informazioni, soddisfacendo i requisiti dei processi aziendali.

• Ricerca e recupero: il sistema deve offrire ricerche rapide tramite vari criteri (nome file, titolo, autore, parole chiave, date, contenuto). Deve anche consentire il recupero da dati parziali.

• Collaborazione: strumenti come note, chat, gestore attività, calendari condivisi e servizi di sottoscrizione per lavorare in modo coordinato sugli stessi file.

• Distribuzione: i documenti pronti per la consegna devono essere in un formato non modificabile e garantire la longevità.

• Records management: gestione degli archivi, inclusa la decisione su quando distruggere i documenti e come, come parte integrante del sistema.

• Piano di archiviazione: politiche che descrivono le serie documentarie, i luoghi di archiviazione, i programmi di conservazione e le persone responsabili.

Caratteristiche di un sistema ECM

• Acquisizione: come per i DMS, deve accettare contenuti elettronici e digitalizzati utilizzando strumenti come OCR, OMR, HCR (Handprint Character Recognition) o ICR (Intelligent Character Recognition).

• Gestione: controlla il ciclo di vita dei contenuti, in conformità con i processi aziendali, le regole e le leggi.

• Archiviazione: conserva in modo sicuro i contenuti dell’organizzazione, anche quelli che non devono essere preservati a lungo termine.

• Conservazione: politiche di backup e condizioni di archiviazione che garantiscono il rispetto delle normative, comprese eventuali migrazioni quando il software diventa obsoleto.

• Distribuzione: i contenuti devono essere accessibili agli utenti, con strumenti di sicurezza, collaborazione e distribuzione.

Cos’è OpenKM?

OpenKM è un EDRMS (Electronic Document and Records Management System), ovvero un sistema di gestione documentale e un sistema ECM, in grado di gestire anche informazioni non strutturate.

OpenKM è inoltre preparato per gestire archivi in formato elettronico o fisico (es. documenti cartacei, modellando il luogo e la custodia: magazzino, corsia, scaffale, scatola, ecc.), gestire prestiti e distruzioni quando necessario.

Grazie agli SDK in Java, PHP e .NET, OpenKM può integrarsi con qualsiasi applicazione di terze parti, implementandosi nella suite software di un’organizzazione in modo trasparente.