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Quali sono i vantaggi dell'utilizzo dei servizi di scansione dei documenti per la digitalizzazione dei record

Scritto da Gregory V. Chapman il 5 febbraio 2020

 La maggior parte delle aziende si sta spostando rapidamente in uno spazio digitalizzato che può migliorare la produttività e l'efficienza complessive. Così i file digitali stanno prendendo il posto della documentazione cartacea. La scansione e la digitalizzazione dei documenti riducono significativamente il tempo che i dipendenti passano attraverso diversi schedari per individuare un documento. Oltre a questo, consente di risparmiare sui costi e un sacco di altri grandi vantaggi.

Che cos'è la scansione e come si digitalizza un documento scansionato?

La scansione digitale è l'acquisizione di immagini digitali di qualsiasi file cartaceo. Il processo di scansione e digitalizzazione di questi file è piuttosto semplice. Una volta che hai ordinato tutte le copie cartacee dei tuoi record, usa uno scanner per acquisire i documenti cartacei.

Il tipo di scanner che utilizzerai potrebbe essere determinato dal  tipo di scansione del documento  richiesta. Dopo aver scansionato il documento, seleziona il formato di archiviazione digitale preferito e salva. Dovresti anche ottenere un software di gestione dei documenti per aiutarti a gestire e tenere traccia di tutti i tuoi documenti scansionati. Quando completi il ​​processo di scansione e digitalizzazione, puoi iniziare a ottenere questi vantaggi discussi di seguito:

Maggiore velocità di ricerca 

I documenti cartacei possono essere difficili da ordinare e gestire. Immagina di cercare un documento che hai archiviato più di due anni fa nel tuo schedario. Probabilmente sarebbe come cercare un ago in un pagliaio. Un rapporto del Gartner Group afferma che il dipendente medio trascorre più di  400 ore all'anno  nella ricerca di documenti cartacei.

Quando i tuoi documenti vengono digitalizzati in modo sicuro, la funzionalità di ricerca è decisamente migliore, perché ottieni il tuo file in pochi secondi. Quando i tuoi file digitali sono ben organizzati e gestiti correttamente, è ancora più veloce cercarli utilizzando parole chiave pertinenti.

Previeni la perdita e accedi ai documenti da remoto 

Per le organizzazioni che lavorano in remoto o per le persone sempre in movimento, la flessibilità è della massima importanza. Portare in giro tutti i tuoi file potrebbe portarti a  perdere o danneggiare alcuni documenti vitali.  Tali perdite o danni possono essere prevenuti dalla digitalizzazione poiché tutti i file non sono più fisici.

Inoltre, potresti essere in una riunione importante e poi realizzare di aver dimenticato un documento di cui hai bisogno a casa o in ufficio. Pertanto, questo è il momento in cui la digitalizzazione dei documenti potrebbe rivelarsi molto utile. Ovunque tu vada, hai accesso ai tuoi file sul tuo dispositivo mobile e fornisci anche l'accesso per condividere documenti aziendali con altri.

Spazio fisico recuperato

Se stai pensando di riordinare il tuo spazio, la scansione e la digitalizzazione dei tuoi file rigidi sono la strada da percorrere. Tutte quelle scatole che occupano spazio sul retro del tuo guardaroba, cantina o corridoi dell'ufficio, armadi, ecc. Possono essere riordinate in un piccolo formato digitale. Immagina di inserire 30 schedari in una piccola chiavetta USB.

Quando digitalizzi documenti cartacei e liberi spazi occupati da schedari, il risultato immediato è che il tuo ufficio si apre. Inoltre, aprirà più spazio per espandere il tuo team e far crescere il business in modi che non sapevi fossero possibili.

Efficiente in termini di costi e aumenta la produttività

Un altro vantaggio della digitalizzazione dei documenti cartacei è che il costo di stampa, fotocopia o acquisto della carta si riduce drasticamente. Riduci il prezzo dello spazio di archiviazione e della manutenzione. E, soprattutto, le ore che un dipendente potrebbe dedicare alla ricerca di un documento in uno schedario disorganizzato vengono salvate e utilizzate per attività più critiche.

Inoltre, salvare i tuoi documenti in formati digitali ha un impatto sulla comunicazione, la collaborazione e l'automazione, che sono aspetti essenziali della tua attività. La scansione digitale ha un effetto diretto sulla produttività perché consente ai dipendenti di risparmiare molto tempo sprecato per trovare, elaborare e trasmettere informazioni. Un ambiente di ufficio digitalizzato può migliorare significativamente la produttività del tuo personale e aiutarti a risparmiare tempo e denaro.

Aumenta la sicurezza

Esistono diversi modi in cui i tuoi documenti fisici possono essere a rischio. Che si tratti di disastri naturali (come inondazioni), errori umani (come smarrire o sporcare i documenti anagrafici) e usura naturale. I file fisici sono vulnerabili e possono essere al di fuori del controllo dell'archiviazione.

La scansione dei tuoi documenti cartacei ti consente di eseguirne il backup più volte, nei tuoi gadget, nel cloud o in altri sistemi di gestione dei documenti. Ti assicura che i tuoi dati siano conservati per molto tempo a venire.

Diventa verde con un ufficio senza carta

Certo, sappiamo tutti che la carta è fatta di alberi della foresta. Pertanto, l'uso continuo di documenti cartacei e ingombranti schedari rende difficile avere uno spazio di lavoro più ecologico. Quando digitalizzi i tuoi record, promuovi un ambiente che utilizza meno carta e la distruzione sicura per il corretto smaltimento della carta si riduce in modo significativo.

Immagina il numero di articoli che scrivono i servizi di revisione che i siti Web come  Writing Judge  utilizzeranno se archiviassero i milioni di saggi che scrivono e recensiscono su carta. Inoltre, la digitalizzazione dell'archiviazione dei documenti significa utilizzare inchiostro della stampante meno tossico e ridurre i processi di spedizione che aumentano la tua impronta di carbonio. 

Migliora le collaborazioni di progetto

La maggior parte dei processi aziendali si sta orientando verso la collaborazione nei propri ambienti di lavoro interni ed esterni. Collaborare a un progetto a cui non è possibile accedere digitalmente può rendere il processo lento e inefficiente. Ad esempio, se un membro del team di progetto cambia in un documento che richiede l'approvazione di tutti i membri del team, un documento cartaceo impiegherà un'eternità per passare da una scrivania all'altra. Pertanto, ostacolerà l'ottimizzazione della produttività.

C'è anche la possibilità che non tutti i membri del team possano vedere la nuova versione e, in quanto tali, continueranno a lavorare sulla base di una versione obsoleta e dovranno ripetere il lavoro quando si rendono conto dell'errore. Tuttavia, se digitalizzi i tuoi progetti collaborativi, tutti i membri del team possono avere accesso in tempo reale al documento contemporaneamente. Quindi il lavoro si muove più velocemente e la produttività è ottimizzata.

L'efficienza del tuo team può essere notevolmente migliorata utilizzando documenti e comunicazioni elettronici. Dà spazio a tutti per essere sulla stessa pagina, offrire feedback e idee con facilità. Si perde meno tempo, mentre la produttività e la collaborazione aumentano. 

Servizio clienti migliorato

Se gestisci un'attività, comprendi anche la necessità di fornire ai tuoi clienti le informazioni che richiedono con urgenza. Quando avrai scansionato tutti i tuoi documenti, i tuoi dipendenti hanno un accesso rapido e facile alle informazioni, consentendo loro di fornire al cliente un feedback tempestivo su qualsiasi richiesta.

Ad esempio, se un cliente di un sito Web di recensioni di servizi di scrittura,  Best Writers Online  richiede urgentemente che il suo documento venga rispedito a lui, immagina tutto il tempo che dovrà aspettare se i documenti sono stati archiviati in un armadietto anziché in file elettronici. Di conseguenza, questo contribuisce notevolmente a migliorare i livelli di servizio e ad aumentare la soddisfazione, i referral e la fidelizzazione dei clienti.

Conclusione

Dopo aver letto questo articolo, spero che siamo stati in grado di convincerti dei vantaggi dell'utilizzo dei servizi di scansione dei documenti per la digitalizzazione dei tuoi documenti.

Bio:  Gregory è appassionato di ricerca di nuove tecnologie sia in ambito mobile, web e WordPress. Gregory innamorato di storie e fatti, quindi Gregory cerca sempre di ottenere il meglio da entrambi i mondi.

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