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Riconoscimento ottico avanzato dei caratteri

Ana Canteli

Scritto da Ana Canteli il 13 maggio 2022

La scorsa settimana abbiamo parlato del motore ocr zonale incluso di serie in OpenKM. Interviene in una moltitudine di attività che rendono la gestione dei documenti molto semplice, veloce e conveniente per l'utente nel suo lavoro quotidiano. Dall'estrazione del testo dei documenti, in modo che una persona possa trovare qualsiasi documento in base a qualsiasi parola che ricorda; per consentire l'identificazione dei tipi di documenti, l'indicizzazione, la categorizzazione e l'assegnazione di gruppi di metadati automaticamente, solo per citare alcuni esempi.

Il software di gestione documentale di OpenKM può essere integrato con qualsiasi applicazione di terze parti grazie ai servizi web e alle API complete che offre nella sua documentazione. Oggi parleremo della possibilità di utilizzare OpenKM con un'applicazione avanzata di riconoscimento ottico dei caratteri.

L'OCR zonale avanzato amplia il numero di casi in cui il riconoscimento ottico dei caratteri può essere implementato con successo nei processi documentali e nei processi aziendali desiderati dall'organizzazione.

Vantaggi del riconoscimento ottico dei caratteri

L'OCR offre vantaggi tangibili, soprattutto se utilizzato per compiti specifici:

  • Facilita la contabilità: il riconoscimento ottico dei caratteri viene spesso utilizzato per velocizzare l'elaborazione della documentazione che arriva in azienda in grandi quantità e interessa una moltitudine di processi. La gestione delle fatture, ad esempio, non è coinvolta solo nel reparto contabilità, ma è rilevante anche a livello di servizio clienti, reparto finanziario, gestione del servizio post-vendita, magazzino, ecc. 
  • Riduzione dei tempi di attesa: l'elaborazione manuale o laboriosa della regolare documentazione comporta tempi di attesa impossibili da ridurre. Grazie all'utilizzo di ocr, è possibile automatizzare la gestione della documentazione di base in modo da semplificare, ad esempio, il pagamento delle fatture clienti e fornitori.
  • Minimizzazione degli errori: sottoporre le risorse umane allo svolgimento di compiti ripetitivi con scarso valore aggiunto aumenta la possibilità di incorrere nel tempo in errori umani, che con l'utilizzo del riconoscimento ottico dei caratteri possono essere in gran parte evitati. 
  • Massimizzazione dell'utilità: cicli di gestione più rapidi e riduzione degli errori, unitamente alla minimizzazione dell'impatto che questi possono avere sull'amministrazione quotidiana dell'impresa, implica l'ottimizzazione della gestione documentale in tutta l'azienda.
  • Maggiore soddisfazione del cliente: e di tutti i soggetti coinvolti nell'organizzazione, quali fornitori o pubbliche amministrazioni. Quando l'azienda consente l'accesso ai suoi prodotti e servizi attraverso una gestione documentale estesa, ciò significa che terze parti possono beneficiare di un accesso modulare alle informazioni e alla documentazione dell'azienda. Se la piattaforma sarà ottimizzata grazie al riconoscimento ottico dei caratteri, l'esperienza offerta sarà più soddisfacente.

Riconoscimento ottico avanzato dei caratteri

OpenKM offre una soluzione avanzata di riconoscimento ottico dei caratteri.Questa opzione consente la gestione di grandi volumi di documentazione che, pur essendo dello stesso tipo di documento (ad esempio fatture), non è limitato dalle differenze di design di ciascuno di essi. . Va tenuto presente che ogni fattura che un'organizzazione riceve proviene da un'entità diversa, e quindi i valori chiave di questo tipo di file possono essere trovati in luoghi diversi, all'interno dello stesso documento. Per i motori ocr open source questo rappresenta una limitazione che può essere superata solo inserendo dei template, in cui all'applicazione ocr viene detto dove sono i valori che deve leggere.

Il riconoscimento ottico avanzato dei caratteri consente l'acquisizione di metadati come data, numero di fattura, concetto, unità, prezzo, base imponibile, IVA, subtotale, totale, ecc., senza che il design di ciascuna fattura rappresenti un limite. Tale vantaggio moltiplica le possibilità di gestione automatizzata dei documenti per l'azienda.

Caso d'uso di riconoscimento ottico dei caratteri avanzato

Qui presentiamo un caso d'uso standard della gestione delle fatture utilizzando OpenKM integrato con una soluzione ocr avanzata.

Nell'organizzazione sarà presente un'app dove verrà generata o registrata la documentazione; bolle di consegna, fatture, biglietti, ordini di acquisto, ordini, ecc.

Iniziamo con le fatture; in particolare con le fatture dei fornitori. La documentazione è depositata in OpenKM. 

La documentazione da analizzare può provenire da diverse fonti e in diversi formati. Come allegato e-mail o come risultato di una scansione; in tal caso si tratterà di un unico file, composto da più pagine, ciascuna delle quali sarebbe una fattura. 

In OpenKM vengono programmati un percorso di ingresso della documentazione e un percorso di uscita. Nello scenario più semplice un file di input - ad esempio un pdf - conterrà 1 singolo foglio che sarà una fattura. Solitamente, un documento di input può avere più punti di uscita, quindi quando prepariamo la tassonomia possiamo prendere una cartella per cliente, all'interno della quale ci sarà una sottocartella come punto di ingresso della documentazione. In questa cartella le fatture sono organizzate per data (anno/mese/giorno).

L'uso di questo avanzato sistema di riconoscimento ottico dei caratteri include i servizi di configurazione all'interno di OpenKM. Il team tecnico sarà incaricato di implementare il percorso di immissione dei documenti, il servizio di importazione, il controllo degli errori (qual è il protocollo di azione in questo caso), la separazione dei documenti, tra le altre caratteristiche.

Quando la cartella di input ospita la documentazione, OpenKM trasferirà la documentazione a ocr avanzato - acquisizione, elaborazione, separazione - e da lì la documentazione andrà al percorso di output, dove la documentazione sarà pronta per l'uso. 

Nel caso in cui l'applicazione di riconoscimento ottico dei caratteri avanzato rilevi errori, l'utente riceverà una notifica con il file errato o difettoso. Può anche essere ospitato in una cartella in OpenKM, dove l'utente può gestire l'incidente. Tutta questa operazione viene solitamente eseguita in background in modo da non pregiudicare le prestazioni del sistema per l'utente. 

Questo rappresenta solo un caso di molti scenari in cui il riconoscimento ottico dei caratteri avanzato può migliorare la gestione quotidiana dei documenti della tua azienda. Contattateci per maggiori informazioni.

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