Scopri il nuovo OpenKM

Scopri il nuovo OpenKM

Scritto da Gaspar Palmer il 17 settembre 2021

La nuova interfaccia di OpenKM, già in distribuzione, offre un ambiente moderno e aggiornato per svolgere le operazioni documentali di cui qualsiasi azienda può aver bisogno. I test di prestazioni effettuati prima del lancio hanno dato risultati imbattibili in termini di performance, con alti volumi di carico e accessi, oltre che di usabilità. Tutti gli utenti hanno reagito positivamente al nuovo ambiente.

A tutto ciò si aggiungono altri miglioramenti sostanziali che non sono percepibili dall’esterno. Quindi, oltre alle prestazioni migliorate e all’interfaccia utente moderna, va aggiunto quanto segue:

• Caricamento rapido dei documenti: attraverso i canali abilitati, sia trascinando i documenti nell’applicazione, sia selezionandoli in maniera raggruppata dall’archivio locale. Va evidenziato che entrambe le azioni possono essere effettuate anche con le cartelle e il loro contenuto.
• Confronto agile ed efficace di contenuti e metadati: con il vantaggio di evitare duplicazioni nel repository e quindi il suo sovradimensionamento. Non bisogna dimenticare il confronto tra versioni dello stesso documento, sia per contenuto che per metadati.
• Azioni massive: si distinguono per la loro presenza quasi ubiqua e per i vantaggi che offrono. Qualsiasi azione può essere applicata a gruppi di documenti, cartelle e persino metadati, con il beneficio immediato della scala, generando efficienza nella gestione di documenti e metadati, oltre che di registri e cartelle.
• Ricerche migliorate: con filtri capillari per ottenere risultati più precisi e utili anche in repository di grandi dimensioni, che comunque l’applicazione gestisce facilmente.
• Servizio di reportistica esteso: che permette la creazione e l’esecuzione di qualsiasi report in base alle variabili richieste; sia manualmente che automaticamente, in diversi formati per il loro migliore utilizzo (Word, PDF, Excel, CSV, ecc.). I report sono accessibili dall’interfaccia, tramite anteprima o download e possono essere anche automatizzati.
• Uso avanzato dei modelli: che include la possibilità di incorporare strutture di cartelle e documenti per la creazione di nuovi contenuti. Sono accettati tutti i formati di documento, con possibilità di filtrare l’accesso ai modelli anche a livello di nodo per evitare errori nella creazione di contenuti all’interno dell’organizzazione.
• Cattura automatica dei dati tramite OCR zonale: che consente la creazione di modelli nel sistema per estrarre i dati chiave, convertirli in metadati e persino utilizzarli per catalogare automaticamente le informazioni. Con la possibilità di estenderlo alla gestione automatizzata delle fatture e alla loro contabilizzazione.
• Azioni disponibili da qualsiasi vista: per avere un ambiente dinamico e accessibile che permetta agli utenti di svolgere i propri compiti da qualsiasi area dell’applicazione, senza doverne rinviare il completamento. In tutte le viste sono inclusi anche dei wizard per facilitare questo obiettivo.
• Strumenti di gestione PDF: che consentono la gestione dei documenti PDF direttamente dall’interfaccia di OpenKM. È possibile creare nuovi documenti, catalogarli e modificarli (eliminare, tagliare, duplicare o ruotare le pagine).
• Piano di classificazione per la gestione degli archivi: includendo tabelle di classificazione e conservazione dei documenti. Ciò permetterà all’ente di gestire in maniera efficace il proprio capitale intellettuale, mostrando l’organizzazione dei documenti dalla loro creazione fino alla distruzione, se appropriato, o alla conservazione definitiva.
• Modifica online dei documenti: dall’interfaccia utente di OpenKM, tramite l’integrazione di un editor accessibile direttamente all’utente, permettendo il versioning dei documenti in modo agile e sicuro, senza download o modifiche esterne.

Non posso non menzionare i moduli che possono integrare tutto ciò che l’applicazione già offre di base, tra i quali voglio evidenziare in particolare i seguenti:

• EDX o Electronic Document Exchange: permette agli utenti esterni, in numero illimitato, di condividere documenti con il sistema di gestione documentale (sia inserirli che riceverli) e di renderli disponibili alla consultazione.

• Gestione automatica delle fatture: è un portale web che semplifica la ricezione delle fatture da parte dell’organizzazione, con la relativa catalogazione per la loro successiva gestione e custodia. Può essere integrato con servizi di estrazione metadati, indicizzazione, catalogazione e persino contabilizzazione automatica.

• Multitenant: consente di creare diverse sotto-istanze di OpenKM per separare gli spazi di lavoro delle nostre filiali, utilizzando le stesse risorse IT.

• Verificatore di codici QR: sviluppato per verificare che i documenti utilizzati fisicamente corrispondano all’ultima versione archiviata nell’applicazione. Questo eviterà deviazioni e incomprensioni che possono comportare costi molto elevati.

Per concludere, voglio menzionare l’impegno dell’intero team nel rispondere alle continue richieste di formazione ricevute dagli utenti e dai clienti. Oggi, l’OpenKM Academy è una realtà che offre corsi per utenti base, amministratori avanzati e consulenti, tra gli altri.

Concludo sottolineando che l’applicazione è disponibile come sistema multi-operativo e multi-database, installata sul proprio server o dal nostro data center. Esiste anche la possibilità di avere il meglio di entrambi attraverso la nostra soluzione ibrida, in cui forniamo l’hosting, oltre alla manutenzione del server, e ci occupiamo delle copie di backup (giornaliere e incrementali), per la tranquillità di tutti i nostri clienti. Tutto questo, da un server dedicato, che consente di usufruire dell’applicazione tramite una licenza perpetua, che non penalizza il numero di utenti o la dimensione del repository, come avviene nel cloud puro.