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Servizio di scansione dei documenti

Ana Canteli

Scritto da Ana Canteli il 1 marzo 2019

L'importanza di scansionare documenti o convertire documenti cartacei in documenti elettronici, tende a rendere accessibili le informazioni in modo che le persone possano consultarle e utilizzarle. Un documento erroneamente identificato può essere archiviato in modo errato o addirittura perso. Secondo le ultime statistiche, il reperimento di un documento archiviato sommariamente o con carenza di infomrazioni può costare $ 122 per foglio o fino al 20% della produttività del personale.

A volte, per ragioni legali e normative, è necessario conservare i documenti in formato fisico per anni. Ma la maggior parte dei documenti: fatture, locatori, documenti commerciali e altri documenti possono essere facilmente digitalizzati. La digitalizzazione dei nostri archivi storici è il modo più semplice per essere coinvolti nella trasformazione digitale e adottare l'ufficio senza carta nella nostra attività. Semplicemente digitalizzando parte della documentazione che gestiamo quotidianamente, guadagneremo in efficienza e sicurezza.

Vantaggi della scansione dei documenti

Il servizio di scansione dei documenti offre molti vantaggi:

  • Riduci lo spazio file nella tua azienda : il servizio di digitalizzazione significa una sostanziale riduzione dei costi di archiviazione. Sostituzione armadi sparsi nei vari dipartimenti e scatole nel magazzino con informazioni digitalizzate, libera spazio degli uffici e permette di gestire lo spazio per nuovi usi.
    Risparmio sui costi: di tutti i tipi . In termini di risorse umane l'informazione in formato elettronico è accessibile a tutti gli utenti, ovunque si trovino. Risparmio nel tempo perché lo staff non deve ordinare i file; o creare fotocopie da portare nel tuo ufficio, il che aiuta a ridurre i costi di stampa. Non occupa neppure spazio per archiviare documenti fisici né tantomeno dobbiamo cercare nuovi spazi di archiviazione.
  • Consolidamento del repository : è un'altra delle conseguenze positive dei servizi di digitalizzazione dei documenti. Durante la scansione di documenti cartacei, il repository fisico viene preparato in modo tale da eliminare duplicati e documenti di basso valore: bozze, documenti stampati su carta termica, ecc.
  • Sicurezza : i servizi di scansione dei documenti aiutano a proteggere i dati storici dal deterioramento a causa della continua manipolazione. Mentre il documento elettronico è accessibile agli utenti, il documento cartaceo intatto è a disposizione dell'organizzazione per soddisfare le loro esigenze e gli obblighi di conservazione. Daltronde, gestire i documenti acquisiti previene la perdita o la distruzione dei documenti. Gli originali possono essere mantenuti in modo insostituibile.

Per migliorare e ottimizzare la digitalizzazione dei documenti è consigliabile utilizzare un sistema di gestione dei documenti, qualcosa che possa trasformare il processo in una storia di successo. Riusciamo ad effettuare molte altre attività e svolgere più compiti nel nostro progetto di scansione. Scansione ed estrazione del testo, identificare i tipi di documento con criteri di identificazione, acquisizione dati, indicizzazione, classificazione , etc.

Vantaggi di un sistema di gestione dei documenti nei servizi di scansione dei documenti

Come abbiamo detto, un sistema di gestione elettronica può aiutarci a massimizzare le prestazioni del servizio di digitalizzazione dei file o i nostri sforzi verso la trasformazione digitale.

In ogni organizzazione, gli elementi più importanti sono le persone, le attrezzature e il software utilizzati per raggiungere i nostri obiettivi, con i programmi come punto di unione tra tutti, che offre i seguenti vantaggi:

  • Accessibilità: grazie al software di gestione dei file digitali, i documenti elettronici sono accessibili in qualsiasi momento, 24 ore al giorno. e gli originali sono protetti dal rischio di perdita o usura.
  • Sicurezza: A differenza di un semplice software di scansione, i sistemi di gestione dei documenti consentono di definire la politica di privacy applicabile: determinare gli utenti con diritto di accesso ai documenti acquisiti, e in quali circostanze può accedervi (politica dei cookie) .
  • Consolidamento degli archivi storici: la documentazione, a riprova delle azioni e dei compiti svolti dalla società, deve rimanere in suo possesso per tutto il tempo previsto dalle leggi e dai regolamenti vigenti. Un sistema di gestione documentale, oltre a consentire l'accesso agli archivi in ​​condizioni di sicurezza, consente di conservare gli sforzi fatti per preparare l'archivio storico nel tempo; dallo scartare tutti gli elementi che non sono documenti - cartelle, classificatori, scatole, clip, graffette - fino a fornire un ordine esaustivo e predeterminato a tutti i contenuti. Qualcosa che faciliterà il lavoro di consultazione.
  • Aumento della produttività: oltre al fatto che il personale sarà liberato dalle attività associate alla documentazione fisica - che consentirà loro di dedicarsi alle attività del proprio profilo professionale - i sistemi di gestione dei documenti offrono maggiore agilità nella ricerca e nella gestione delle informazioni.

Il sistema di gestione documentale di OpenKM è stato implementato con successo in organizzazioni di tutti i tipi, dalle ONG, attraverso amministrazioni pubbliche, istituzioni educative e aziende di tutte le aree di attività.

Con OpenKM l'organizzazione avrà la completa libertà di organizzare i servizi di scansione dei documenti. Uno dei punti di forza di OpenKM è che può essere integrato in modo trasparente con applicazioni di altri fornitori; Non presenta barriere tecnologiche per integrarsi con qualsiasi dispositivo di digitalizzazione di file, il che facilita l'acquisizione, l'implementazione e l'ammortamento del progetto. Infatti, il software fornisce il proprio client scanner il cui unico requisito è che il dispositivo segua il protocollo TWAIN. E se ciò non bastasse, il sistema include SDK in Java, PHP e .NET che consentono la creazione di contenuti tra il gestore documenti e la suite dei programmi dell'azienda.

Per quanto riguarda la preparazione di un progetto di trasformazione digitale per passare dalla gestione dei documenti sulla carta alla gestione elettronica dei documenti, ci sono diversi elementi da prendere in considerazione:

  1. Raccogli tutti gli elementi che fanno parte del repository e del file dell'organizzazione. Scartare tutti quegli elementi che non sono rilevanti per l'azienda; duplicati, bozze, documenti obsoleti, ecc.
  2. Scansione di tutta la documentazione per passarlo in formato digitale. In questo senso OpenKM grazie al motore OCR zonale è in grado di catturare le informazioni di immagine ed estrarre le informazioni dei dati. Tutte le informazioni estratte dal documento posono essere utilizzato per la ricerca per contenuti. Il gestore può interpretare una moltitudine di formati digitali senza nessuna limitazione pratica.
  3. Questo passaggio viene utilizzato per l'indicizzazione, la classificazione e la categorizzazione della documentazione. OpenKM serve per creare un indice automatico del repository in base agli obiettivi e agli interessi dell'azienda. Infatti, il sistema di gestione dei documenti consente di trovare le informazioni, attraverso più criteri contemporaneamente. Ad esempio, è possibile organizzare la documentazione in ordine alfabetico. Attraverso l'assegnazione di parole chiave, è possibile esplorare il repository in base al cloud delle parole chiave utilizzate nell'azienda. Oppure puoi cercare i file per categorie: dipartimento, tipo di documento, assegnazione, periodo, ecc. Puoi anche navigare attraverso la documentazione basata sui gruppi di metadati collegati ai contenuti.
  4. Quindi possiamo anche facilitare la query centralizzata. OpenKM offre un motore di ricerca completo che ti consente di trovare qualsiasi documento in base ai dati minimi. Il sistema di gestione dei documenti consente ricerche con testo libero. Anche se abbiamo sbagliato nell'ortografia della parola, il gestore documenti è in grado di rilevare l'errore e suggerire il termine corretto. In modalità avanzata offre più possibilità che possono essere utilizzate in parallelo. Puoi cercare all'interno delle sezioni del repository: documenti principali, personali, modelli, e-mail (OpenKM può essere usato anche per di posta elettronica) e a sua volta cercare i contenuti per nome, titolo, parola chiave, lingua, utente, classifica di date. Il percorso in cui si trova il file digitalizzato, categoria. Tipo: documento, cartella, e-mail (nel qual caso il motore di ricerca di OpenKM mostra campi di ricerca complementari - mittente, destinatario o oggetto -). Puoi anche filtrare i risultati in base all'estensione del file o anche alle note. E nello stesso modo in cui possiamo navigare nel repository a seconda dell'assegnazione dei metadati, possiamo cercare i file in base a questi attributi. I metadati possono contenere informazioni aggiunte al file o essere riempiti con informazioni dalla scansione del documento.

Con OpenKM, qualsiasi organizzazione può eliminare la carta dai propri flussi di lavoro e, anche se ciò non fosse possibile eliminare dall'equazione, il processo di digitalizzazione consente di risparmiare tempo e spazio. Un documento digitalizzato può essere gestito elettronicamente grazie al motore del flusso di lavoro di OpenKM, o elaborato attraverso gli automatismi o le attività intelligenti. Entrambe sono alternative per massimizzare l'efficienza dei processi, riducendo al minimo gli errori umani.

D'altra parte, il sistema di gestione della sicurezza di OpenKM a vari livelli offre una copertura globale dei contenuti dell'organizzazione. Con il gestore documenti, solo gli utenti autenticati nel sistema possono accedere ai documenti scansionati. Quindi l'organizzazione per ruoli e l'assegnazione dei profili determinerà le condizioni di accesso ai documenti scansionati. E la gestione della sicurezza a livello granulare consente la definizione flessibile della politica sulla privacy e l'uso di elementi scansionati. Anche con la piattaforma OpenKM Kcenter, è possibile creare nuove applicazioni, con la propria politica sulla privacy e, ad esempio, un portale per clienti e fornitori, che fornisce loro un'interfaccia personalizzata, una serie di schermate progettate per facilitare i loro compiti, ecc.

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