Servizio di verifica dei documenti elettronici

Servizio di verifica dei documenti elettronici

Scritto da Ana Canteli il 2 maggio 2023

La verifica dei documenti elettronici è diventata uno strumento fondamentale nel mondo digitale. La tecnologia ha reso possibile la creazione e la distribuzione di documenti elettronici, aumentando la necessità di verificarne l'autenticità e l'integrità.

La verifica dei documenti si riferisce al processo di validazione dell'autenticità e della legalità di un documento. I documenti elettronici, come suggerisce il nome, sono file creati e archiviati in formato digitale, e la verifica dei documenti elettronici si concentra sul garantire l'autenticità e l'integrità di questi documenti digitali.

Esistono diversi strumenti e metodi per effettuare la verifica dei documenti elettronici:

• Verifica CSV (Comma Separated Values): Viene utilizzata per verificare l'integrità e l'autenticità dei dati contenuti nei documenti elettronici. Questo strumento confronta i dati del documento con quelli di un file CSV precedentemente registrato in un database, permettendo così di controllare la validità dei registri elettronici e l'autenticità delle informazioni in essi contenute.

• Sede Elettronica: Sono piattaforme online create dalle pubbliche amministrazioni per facilitare l'accesso ai servizi e alle procedure elettroniche. In queste sedi è possibile effettuare il raffronto dei documenti e verificarne l'autenticità. Le Sedi Elettroniche forniscono anche informazioni su registrazione, protezione dei dati personali, informazioni pubbliche, archivio centrale, calendario delle giornate e guida alla navigazione.

• Codice di Verifica Sicuro (CSV): Un codice alfanumerico che verifica l'autenticità dei documenti generati dalla pubblica amministrazione. Questo codice di verifica sicuro è unico per ogni registro e permette di verificare l'autenticità dei documenti emessi confrontandoli con i dati ufficiali.

Un altro strumento fondamentale nella verifica dei documenti elettronici è il document matching. Il document matching confronta due documenti per determinare se sono identici o differenti, ed è utilizzato principalmente per verificare l'autenticità dei documenti emessi dalla pubblica amministrazione.

Vantaggi della verifica dei documenti elettronici

La verifica dei documenti elettronici presenta diversi vantaggi:

• Garantisce l'autenticità dei documenti, assicurando che non siano stati alterati o falsificati.

• Garantisce l'integrità dei file, cioè che i documenti non siano stati modificati in alcun modo, intenzionale o accidentale.

• Aiuta a proteggere la privacy e la sicurezza dei dati, prevenendo manomissioni e proteggendo le informazioni sensibili contenute nei documenti elettronici.

• Migliora l'efficienza e la produttività dei processi aziendali riducendo il rischio di errore umano e aumentando l'accuratezza dei dati.

Svantaggi della verifica dei documenti elettronici

Uno degli svantaggi principali della verifica dei documenti elettronici è che può essere costosa e complessa. Richiede infatti l'implementazione di tecnologie specifiche, la formazione del personale e investimenti in hardware e software dedicati. Inoltre, può richiedere la collaborazione di più soggetti (proprietari dei documenti, fornitori di servizi tecnologici, autorità di certificazione), il che può rendere più complessa l'organizzazione.

La soluzione di OpenKM

OpenKM offre un software di gestione documentale competitivo e facile da usare, che include un'applicazione per la verifica dei documenti elettronici tramite codice QR. Attraverso la piattaforma di formazione online OpenKM Academy, il personale può apprendere rapidamente e al proprio ritmo le funzionalità del sistema, inclusa la verifica delle versioni dei documenti elettronici grazie al lettore di codici QR.

Il controllo delle versioni dei documenti elettronici tramite l'inserimento di un codice QR è uno strumento prezioso per garantire l'autenticità e l'integrità dei documenti elettronici. Il codice QR, quando scansionato con un dispositivo mobile, consente di accedere alle informazioni ufficiali sulla versione del documento e di confrontarle con quelle originali.

Questa procedura è particolarmente utile nei casi in cui l'autenticità e l'integrità del documento siano critiche, come nel pubblico impiego, nelle notifiche elettroniche e nei documenti emessi dalle pubbliche amministrazioni. Può essere applicata anche in settori come il commercio elettronico, le transazioni finanziarie e i contratti legali, prevenendo frodi e contraffazioni e garantendo la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.