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Sistema per l'approvazione di diversi tipi di documenti nel lavoro collaborativo da casa

Scritto da Igor Grgur , membro dello staff di OpenKM Serbia  il 23 marzo  2021 

Molte aziende hanno riconosciuto la necessità di condurre la propria attività con un modello di lavoro flessibile. Oltre a lavorare da una sede aziendale e da un ufficio, i dipendenti possono anche portare a termine la propria attività da casa e da un luogo remoto.

È comune per le aziende oggi operare in condizioni molto dinamiche con un numero crescente di partner, subappaltatori e clienti e la necessità di uno sviluppo accelerato di nuovi servizi e prodotti. Ciò che è essenziale per le aziende che si posizionano sul mercato con la loro COMPETITIVITÀ DI GRUPPO è che i modelli di business, le catene del valore e le reti del valore siano riorganizzati in modo AGILE. Con lo sviluppo della qualità del servizio, l'agilità aziendale è stata a lungo un prerequisito per il successo di un tale gruppo di società o di singole società all'interno del gruppo.

Le aziende che desiderano raggiungere l'agilità aziendale devono disporre di sistemi agili e, tra questi, è fondamentale un metodo per l'approvazione di diversi tipi di documenti e processi. Le aziende possono raggiungere la velocità con maggiore successo, la qualità del servizio interno ed esterno e prestazioni adeguate dei dipendenti.

Tutti i documenti in azienda possono essere suddivisi in tipi di documenti e i tipi più comuni sono:

  • Ordinazione d'acquisto
  • Fattura
  • Fattura proforma
  • Consiglio di spedizione
  • Rapporto delle vendite
  • Rapporto di inventario
  • Catalogo Prodotto-Prezzo-Vendita
  • Resoconto spese
  • Diversi documenti di progetto

Sebbene molti credano che e-mail, telefoni, strumenti come Skype, Viber, WhatsApp o altri strumenti di messaggistica istantanea o videoconferenza siano sufficienti per una comunicazione efficiente e produttività nelle attività che accompagnano i suddetti tipi di documenti, la realtà è diversa.

Senza un adeguato sistema di approvazione dei diversi documenti, un'azienda sprofonda in silos di informazioni, lacune di processo, disservizi, lentezza ed errori nel lavoro. In generale, le prestazioni di un'azienda diminuiscono con l'esposizione ai rischi per la sicurezza.

La complessità dei flussi di lavoro documentali in un'organizzazione quando è richiesta l'azione dei dipendenti si riflette nelle seguenti variabili:

  • le operazioni sono suddivise in più reparti (o più società)
  • i dipartimenti fanno spesso affidamento su determinati tipi di documenti nel loro lavoro
  • diversi tipi di documenti richiedono varie operazioni come approvazioni o altri processi
  • le operazioni sui documenti devono essere eseguite in modo standardizzato e tempestivo
  • più esecutori interni ed esterni partecipano alle operazioni su un documento
  • alle diverse parti interessate dovrebbe essere fornito un facile accesso e revisione dello stato del documento
  • i record e i commenti sui documenti e la versione dei documenti dovrebbero seguire il loro movimento nel sistema
  • i documenti dovrebbero essere classificati e sistemati automaticamente
  • segmentato da una particolare proprietà dei dati nel documento stesso, ad esempio metadati
  • alcuni documenti possono essere disponibili solo per determinati dipendenti
  • i dipendenti possono eseguire solo determinate azioni sui documenti, ovvero avere maggiori o minori diritti di lettura o modifica dei dati o dello stato dei documenti
  • tutti i documenti dovrebbero essere protetti da rischi intenzionali o accidentali per la sicurezza dei documenti
  • i documenti dovrebbero essere disponibili per la visualizzazione con vari dispositivi da sedi aziendali e remote
  • i file di documento dovrebbero poter essere osservati come sistematizzati fisicamente, sistematizzati logicamente, sistematizzati con metadati, al momento della modifica o dell'operazione sul documento
  • dovrebbero essere mantenute le notifiche automatiche sulle modifiche o sull'inserimento di nuovi documenti, per citare solo alcune complessità.

Le operazioni di cui sopra diventano più complicate con l'aumento del numero di diversi tipi di documenti, il numero di reparti nell'azienda, il numero di aziende, nonché con il numero di dipendenti o esecutori coinvolti nei processi, che lavorano insieme online e conducono il loro lavoro con un minimo di formazione. Ebbene, sembra essere un obiettivo molto impegnativo da raggiungere.

OpenKM è una piattaforma su cui tutte le complessità sopra menzionate possono essere efficacemente risolte. Offre flessibilità sufficiente per numerose personalizzazioni nel codice dell'applicazione stessa. Inoltre, OpenKM è molto adatto per lo sviluppo di applicazioni esterne che si baseranno sul database OpenKM ed espanderanno in modo efficiente le funzionalità. La sicurezza del sistema dall'accesso non autorizzato ai documenti in OpenKM è ai più alti standard del settore. Viene inoltre fornita protezione contro sempre possibili minacce interne alla sicurezza e all'integrità delle informazioni. OpenKM mantiene tracciati di controllo efficienti per tenere traccia di quale utente ha avuto accesso a quale file e quando.

OpenKM ha una funzione di ricerca estremamente robusta basata su OCR che ti consente di cercare file e cartelle e il contenuto in essi, anche didascalie sulle foto. In pochi clic, i dipendenti possono ottenere un elenco di documenti che soddisfano i criteri di ricerca, per cui alcune proprietà possono essere più pertinenti del documento completo allo stesso tempo. La ricerca del testo del documento per parola chiave predefinita è una funzione utile.

Riteniamo che durante la scansione di molti documenti e l'importazione in OpenKM, ai documenti debba essere assegnato automaticamente un titolo secondo una formula specifica, in base al valore dei dati contenuti nel documento o al suo stato. La denominazione automatica, il filtraggio automatico dei documenti per alcune proprietà e la segmentazione, ovvero il raggruppamento automatico e l'esecuzione di operazioni automatizzate su gruppi di documenti, il tutto in una modalità personalizzabile di una soluzione personalizzata, sono la base per una facile fruibilità della soluzione e un ROI adeguato.

Il professore di hardware M. Porter alla fine degli anni '70 ha spiegato in modo pittorico come le aziende competono con la qualità delle loro catene del valore sulla strada del vantaggio competitivo. Più tardi, Svoika e Raiport e molti altri hanno spiegato in modo simile la realtà degli affari. Le aziende competono essenzialmente con le reti del valore, ovvero con diverse società collegate in rete di partner, subappaltatori e clienti. Concettualmente, l'industria di oggi è questo. La competitività di un'impresa di questo tipo dipende dal repository di documenti implementato con successo e da un sistema per l'approvazione di diversi tipi di documenti nel lavoro collaborativo.

I dipendenti e i team che lavorano in remoto comprendono l'importanza di disporre di tutte le informazioni necessarie e di una comunicazione e collaborazione efficaci. I partecipanti aziendali che lavorano nella soluzione OpenKM per l'approvazione di diversi tipi di documenti non sentono la differenza se sono seduti con i colleghi in un ufficio o in una posizione remota. Un sistema di lavoro ben progettato e organizzato, processi aziendali e strumenti di accompagnamento risolvono diverse lacune incontrate dalle aziende che operano in modo più complesso come un gruppo di dipartimenti o aziende, principalmente se praticano anche il lavoro da casa.

Le limitazioni tecniche stanno diventando sempre meno un fattore limitante per un lavoro di successo poiché oggi disponiamo di una tecnologia e di strumenti così cresciuti. Tuttavia, la creatività e la coerenza con i piani stanno diventando un fattore crescente e una condizione per il successo. Ti invitiamo a considerare OpenKM come un'opzione matura in questi sforzi.

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