Telelavoro e gestione documentale

Telelavoro e gestione documentale

Scritto da Ana Canteli il 20 marzo 2020

Il telelavoro è un’opzione sempre più popolare in molte aziende. Tranne per quei lavori o mestieri che richiedono sforzo fisico o presenza (costruzioni, artigianato o settore alberghiero, per citarne solo alcuni), lavorare da casa può essere una possibilità alla portata di qualsiasi azienda. Inoltre, può essere gestito in modo da avvantaggiare entrambe le parti coinvolte: l’azienda e il lavoratore. Di solito il telelavoro è combinato con il lavoro in sede: alcuni giorni il dipendente lavora da casa, altri si reca nel consueto luogo di lavoro. Se l’esperienza è vantaggiosa per entrambe le parti, si può scegliere di lavorare da remoto come modalità principale.

Piano di implementazione

Perché l’implementazione del telelavoro abbia successo, l’organizzazione dovrebbe seguire linee guida specifiche per sfruttarne tutti i benefici e ridurre al minimo gli inconvenienti associati a questo stile lavorativo.

• Valutazione preliminare: è consigliabile creare un gruppo di lavoro per identificare e risolvere i potenziali problemi che potrebbero influire sul lavoro da casa. Si potranno così visualizzare tutti i fattori coinvolti, dalle esigenze dell’azienda e del lavoratore ad altri soggetti come il personale dirigente, le normative o gli accordi collettivi. Lo studio preliminare porterà anche all’elenco delle aree o dei reparti coinvolti nel progetto.

• Piano di selezione e procedure: occorre definire le condizioni per essere candidati al telelavoro e in quali termini l’organizzazione le contempla. Ciò include eventuali esigenze di formazione, risorse di supporto al telelavoro in azienda, attrezzature, manutenzione, sicurezza e controllo. Idealmente, il telelavoro dovrebbe essere un’opzione offerta ai dipendenti. Tuttavia, non tutti i ruoli sono adatti al lavoro remoto, né ogni candidato soddisfa le condizioni necessarie. Questo riguarda direttamente anche il superiore gerarchico, che deve collaborare al nuovo approccio.

• Progettazione del progetto di telelavoro: a seguito dello studio di fattibilità, il team di telelavoro conoscerà le lacune e le necessità. Una volta selezionati i candidati, è necessario formarli e renderli consapevoli delle condizioni in cui svolgeranno il proprio lavoro. Gestione del tempo, competenze comunicative (orali e scritte), abilità tecniche relative all’uso di hardware e software aziendali, diritti e responsabilità, prevenzione dei rischi professionali: sono solo alcune delle competenze che i dipendenti dovrebbero acquisire.

• Valutazione continua: è consigliabile raccogliere le conclusioni nelle documentazioni ufficiali dell’azienda, poiché le tecniche sviluppate per il telelavoro possono essere applicate anche ad altri processi.

Vantaggi del telelavoro

Benefici per l’azienda

• Miglioramento delle prestazioni: il telelavoro è spesso valutato in base al raggiungimento degli obiettivi. Questo orientamento verso i risultati elimina i dubbi sulla produttività del dipendente, che non è fisicamente presente in ufficio. Inoltre, il telelavoro richiede piattaforme tecnologiche più solide, che offrono soluzioni all’impiegato e strumenti di audit per l’azienda.

• Acquisizione e fidelizzazione dei talenti: non tutti sono fatti per lavorare in ufficio dal lunedì al venerdì con orari fissi. Il lavoro da remoto consente di assumere i migliori professionisti indipendentemente dalla loro posizione geografica, offrendo anche flessibilità oraria per trattenere i migliori talenti.

• Miglior servizio clienti: senza vincoli geografici, è possibile ampliare gli orari del servizio clienti, acquisendo nuovi clienti e fidelizzando quelli esistenti.

• Riduzione di assenteismo e abbandono: la possibilità di lavorare in ufficio o da casa consente ai dipendenti di conciliare meglio vita professionale e privata, riducendo assenze e dimissioni.

• Riduzione dei costi: l’assenza di personale in sede incide positivamente sulle spese fisse e variabili.

Benefici per il lavoratore

• Aumento della produttività: lavorare fuori dall’ufficio consente di evitare interruzioni indesiderate o condizioni non ideali.

• Libertà geografica: il dipendente può scegliere il luogo di lavoro purché soddisfi le condizioni richieste dall’azienda.

• Migliore equilibrio tra vita e lavoro: il telelavoro facilita la gestione di impegni familiari, come figli o parenti a carico, senza dover ricorrere a terzi.

• Riduzione dei costi: soprattutto legati agli spostamenti casa-lavoro.

Il ruolo della gestione documentale elettronica nel telelavoro

Difficilmente un lavoratore potrebbe considerare il telelavoro senza la possibilità di accedere ai propri documenti e contenuti ovunque si trovi.

I sistemi di gestione documentale offrono la piattaforma tecnologica necessaria per accedere, gestire e amministrare documenti e contenuti aziendali.

OpenKM, come sistema di gestione documenti e archivi elettronici, garantisce l’accesso solo agli utenti autorizzati tramite login e password. Inoltre, i permessi sono gestiti in base al profilo utente e alla sicurezza granulare applicata a ogni contenuto (cartelle, documenti, registrazioni o email con allegati). I contenuti sensibili possono essere criptati e soggetti a controlli più severi.

Grazie agli strumenti di sviluppo di OpenKM, l’organizzazione può ampliare le funzionalità del sistema, ad esempio creando portali per clienti o fornitori con interfacce personalizzate.

Il sistema consente anche di definire e snellire i processi aziendali tramite funzioni come automazioni, motore di workflow e OCR zonale, garantendo il rispetto delle procedure e la conformità normativa.

Uno degli svantaggi del telelavoro è la difficoltà di comunicazione e coordinamento tra il personale. Con OpenKM, questa situazione viene affrontata tramite strumenti di comunicazione come chat online, note sui contenuti, forum e wiki. Inoltre, è possibile stabilire relazioni tra i contenuti (bidirezionali, gerarchiche o di gruppo).

OpenKM consente anche il controllo di versione, salvando ogni versione dei contenuti nella cronologia e permettendo di ripristinare versioni precedenti se necessario. Il motore di ricerca interno offre numerose opzioni per trovare le informazioni necessarie, cercando per contenuto, nome, titolo, autore, categoria, parola chiave, estensione, tipo di contenuto o metadati.

Per attività complesse che richiedono la collaborazione di più utenti, come progetti o riunioni online, OpenKM offre un task manager per organizzare questi eventi.

Con OpenKM, gli inconvenienti del telelavoro vengono eliminati o ridotti al minimo, portando tutti i vantaggi sia alle aziende che ai lavoratori.