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Vantaggi della gestione dei documenti nel telelavoro

Ana Canteli

Scritto da Ana Canteli il 29 gennaio 2021

Senza dubbio il telelavoro ha trasformato il modo di lavorare di molte organizzazioni, aziende private ed enti pubblici. Soprattutto in quelle aree o reparti in cui la creazione e la gestione della documentazione sono intense. Il lavoro a distanza, che prima era visto come una possibilità o un'opzione, è diventata la consueta tendenza per molte persone, senza dimenticare i problemi e le difficoltà che hanno dovuto affrontare per avvicinarsi a questo modo di esercitare il proprio lavoro professionale.

Le sfide del telelavoro

Il telelavoro non dovrebbe essere una sfida, ma le circostanze in cui la maggior parte ha sperimentato questa modalità sono state così eccezionali che forse ha fatto loro vedere più difficoltà che vantaggi.

  • Sicurezza : le organizzazioni dovrebbero fornire le proprie risorse ai propri utenti (dipendenti, clienti, fornitori, amministrazioni pubbliche, ecc.) in condizioni di sicurezza. Devono assicurarsi che l'utente che tenta di accedere ai propri sistemi sia chi afferma di essere e che la politica di sicurezza deve offrire una protezione ragionevole contro accessi indesiderati o attacchi informatici.
  • Legislazione : la rapidità con cui la maggior parte delle persone si è immersa nel telelavoro non giustifica la mancanza di misure legali che garantiscano condizioni minime che guidino responsabilità e diritti nel telelavoro. È possibile che in questo senso l'incertezza iniziale su come affrontare il telelavoro non abbia trovato una risposta adeguata, e le lacune siano state colmate con l'improvvisazione.
  • Cultura aziendale: le  persone potrebbero avere più familiarità che mai con uno degli effetti collaterali del lavoro da remoto. La distanza è fisica e intellettuale dall'ambiente di lavoro creato nell'ufficio tradizionale. Non a caso, la maggior parte delle informazioni che scambiamo è non verbale, che diventa praticamente invisibile in questa modalità di lavoro.
  • Formazione: il  lavoro a distanza comporta una dinamica diversa, un altro modo di organizzarsi e, in alcuni casi, i suoi protocolli. Idealmente, l'azienda dovrebbe considerare un'esigenza reale, informando e persino formando i dipendenti su questo nuovo modo di lavorare.
  • Integrazione : quando si crea una posizione di telelavoro, l'organizzazione deve analizzare in dettaglio la sua struttura hardware e software. Poiché se il computer portatile o desktop che il dipendente porta a casa è configurato correttamente, la suite di programmi che deve utilizzare in remoto è accessibile e ben consolidata per questo tipo di attività.

Il servizio di gestione documentale online

Ora che il telelavoro è quasi la norma piuttosto che l'eccezione, è essenziale pensare alle opzioni e agli strumenti che rendono il lavoro a distanza un buon modo di lavorare come lo è dall'ufficio. In molti casi, i sistemi di gestione documentale sono il cardine attorno al quale è organizzato l'intero ecosistema del telelavoro.

  • Digitalizzazione : è probabile che l'organizzazione disponga di un file fisico - inaccessibile ai lavoratori remoti -. Il software di gestione dei documenti dovrebbe aiutare a implementare l'ufficio senza carta da diversi fronti. E la digitalizzazione dei documenti cartacei è la più comune. Va inoltre considerato che un documento digitale o digitalizzato farà parte di altri processi e attività. Il sistema di gestione dei documenti deve servire da supporto per più attività, come la firma dei documenti.
  • Controllo dei costi : uno dei vantaggi del lavoro a distanza è che mentre i processi aziendali precedentemente possibili solo in modalità faccia a faccia sono possibili online. Ti permette di vedere tutte le attività che fanno parte del business e di verificarle. L'automazione dei processi e il reporting sui punti salienti possono essere utili a questo scopo.
  • Strumenti di comunicazione: di  solito è la prima domanda che appare quando si considera il telelavoro. Come si rapporteranno i membri dell'organizzazione se ognuno lavora da casa? Pertanto, il software di gestione elettronica dei documenti deve includere funzionalità che consentano la comunicazione e il coordinamento tra il personale, dall'aggiunta di commenti a documenti come note o incorporando parole chiave, categorie, metadati in file, persino utilizzando un task manager per convocare riunioni.
  • Prevenzione dei disastri:  questo è un aspetto essenziale di qualsiasi organizzazione. I backup sono una costante in qualsiasi progetto IT. Ma sarà necessario considerare l'impatto del numero di utenti collegati ai sistemi dell'azienda e la quantità di contenuti che creano e gestiscono per ora, giorno, settimana. Il sistema di gestione dei documenti scelto dovrebbe fornire varie possibilità di gestione del backup.

Come fare il telelavoro giusto?

All'inizio di questo articolo, abbiamo già detto che lavorare da remoto non dovrebbe essere un problema, piuttosto che un'opzione per ottenere molteplici vantaggi. Sia per l'organizzazione: reclutamento, fidelizzazione dei talenti, riduzione delle spese, aumento dell'efficienza e delle prestazioni, migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, orari flessibili, riduzione di tempo, denaro e rischi legati al pendolarismo. Ma considerare il telelavoro non è una questione da prendere alla leggera; pertanto, citiamo qui alcuni aspetti da considerare:

  • Piano di telelavoro : sebbene a causa della situazione insolita in cui viviamo, molte persone - naturali e legali - siano entrate in questa forma di lavoro senza la dovuta preparazione, il desiderio di miglioramento continuo correggerà senza dubbio gli errori iniziali. Qui puoi vedere alcune idee per l'implementazione del lavoro da casa.
  • Process update: it is a benefit that we can take advantage of. Given that many business processes have also had to be offered online, we can apply improvements in the task’s development, such as process automation. In this sense, electronic document management software must provide integration facilities with third-party applications and a complete software suite that supports the updating and improving processes.
  • Communication with customers: It is a fundamental facet of any business. Customers must be offered our products and services safely, both in health and in IT terms. That the document management system allows us to expand and extend the online work environment for all users, including clients, should be an essential feature when choosing the software, we want to work and evolve.
  • Gestione delle registrazioni:  aspetti come il controllo del tempo, il rispetto delle norme generali sulla protezione dei dati, la gestione efficace del ciclo di vita dei documenti sono obblighi che rimangono in vigore. Il fatto che un sistema di gestione dei documenti offra la possibilità di lavorare efficacemente i registri dell'azienda con garanzie è un vantaggio emozionante.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti OpenKM ha tutte le funzionalità sopra menzionate per aiutare la tua azienda a implementare correttamente il telelavoro. Se vuoi vedere come il nostro software può aiutarti, puoi richiedere una demo online personalizzata.

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