Vantaggi della gestione elettronica dei record (Electronic Records Management)

Vantaggi della gestione elettronica dei record (Electronic Records Management)

Scritto da Ana Canteli il 19 agosto 2022

Ti è mai capitato di pensare che la strategia di gestione documentale della tua organizzazione fosse più un ostacolo che un aiuto? Gestire le informazioni aziendali, che provengono da fonti diverse, può diventare una sfida, soprattutto per le lacune di sicurezza che può comportare.

La maggior parte delle aziende oggi utilizza i sistemi di gestione elettronica dei documenti e dei record (EDRMS) non solo per localizzare rapidamente i propri documenti e archivi, ma anche per implementare una politica efficace di controllo dei documenti e di gestione elettronica dei record.

In un articolo precedente abbiamo spiegato cos’è un software di records management. Il concetto di “record” presenta diverse sfumature a seconda della prospettiva: in Europa continentale un documento può essere utilizzato come prova di un evento. Nei paesi di tradizione anglosassone, invece, un file per acquisire questa qualità deve essere dichiarato “record”. Ciò significa che il documento ha raggiunto la sua fase finale e non può essere modificato. Inoltre, il sistema di gestione dei record assegna un identificativo al file, insieme ad altre proprietà di sicurezza che ne proteggono l’autenticità. Tutto dipende dalla parametrizzazione del sistema di gestione dei record.

Come puoi immaginare, la differenza tra un sistema convenzionale di gestione documentale e un software che è anche un sistema di records management elettronico sta nelle funzionalità che garantiscono il rigoroso rispetto delle normative. Quando un documento è dichiarato record, conosciamo già il suo ciclo di vita, il trattamento, la sicurezza applicata in tutte le fasi, ecc. In generale, un’organizzazione può definire e implementare la politica di gestione documentale che preferisce, purché non contrasti con leggi o regolamenti. Nel caso dei record, invece, il margine di discrezionalità è ridotto: la creazione, la ricezione, la manutenzione, l’uso e la disposizione finale, così come i processi di incorporazione e gestione delle informazioni, sono generalmente già stabiliti in anticipo.

Di fronte a tali responsabilità, è essenziale avere un sistema di gestione dei record che ci aiuti a soddisfare i nostri obblighi.

Vantaggi della gestione elettronica dei record

Lavorare con questo tipo di contenuti comporta molte responsabilità, ma anche vantaggi concreti derivanti dal rispetto delle normative:

• Maggiore certezza legale: in caso di contenzioso o della necessità di un sistema di gestione dei rischi, la gestione dei record garantisce la corretta amministrazione dei documenti-prova dell’attività aziendale. Questo beneficio si estende a dipendenti, clienti, azionisti e altri gruppi di interesse.

• Migliore sicurezza: il sistema di gestione elettronica dei record consente di definire una politica di sicurezza dettagliata, personalizzabile a livello granulare. La sicurezza applicata ai record può così essere aggiornata automaticamente in base alla politica di gestione definita dall’organizzazione, con l’avanzare del tempo e il compiersi delle fasi del ciclo di vita. Leggi come l’HIPAA, il Sarbanes-Oxley Act o il GDPR dell’UE prevedono gravi sanzioni in caso di non conformità.

• Efficienza nella conformità normativa e operativa: i vantaggi non si limitano alla sicurezza legale dell’azienda. Un controllo esaustivo del flusso documentale e dei record comporta un miglioramento percepibile dell’efficacia e dell’efficienza nella fornitura di prodotti e servizi.

• Riduzione del rischio: dalla distruzione accidentale dei record alla divulgazione di informazioni critiche. I sistemi di records management consentono di definire un piano di gestione in caso di disastro, proteggendo la sopravvivenza dell’organizzazione mentre si analizzano e si affrontano gravi incidenti.

Web form nella gestione dei record

I moduli ci hanno sempre permesso di raccogliere informazioni preziose in modo conciso richiedendo i dati appropriati. Sono essenziali in molte attività:

• Nei dipartimenti HR per gestire richieste di qualsiasi tipo (candidature, ferie, permessi speciali, referenze, ecc.).

• Nelle aree commerciali per generare potenziali clienti e raccogliere opinioni o suggerimenti.

• Per raccogliere requisiti per la consegna di prodotti o servizi.

Le occasioni per utilizzare un modulo sono praticamente infinite.

Oggi, nell’era dell’informazione, i web form immediati sono fondamentali per mantenere il contatto con clienti attuali e potenziali.

In questo ambito, OpenKM, sistema di gestione documentale e di records management elettronico, dispone delle funzionalità necessarie per consentire il controllo completo e sicuro di questo tipo di documenti. Nei moduli vengono spesso raccolti dati personali oltre alle informazioni richieste. Le capacità del software OpenKM includono schemi di classificazione, catalogazione, protocolli di eredità tra serie documentarie (tipi di documenti o fascicoli), motori di ricerca personalizzati e protocolli di conservazione finale (distruzione o archiviazione permanente dei record, definendo come, in quali condizioni e chi è il responsabile).

Poiché i nostri clienti o contatti possono richiedere l’accesso ai propri dati, aggiornarli, revocarli o chiederne l’eliminazione, è fondamentale disporre di una piattaforma di records management affidabile ma dinamica.

Grazie ai web form, possiamo facilitare l’inserimento di informazioni di valore commerciale nei nostri database. A livello operativo è fondamentale lavorare con questi dati il più rapidamente possibile: i clienti sono sempre meno disposti ad attendere. Con OpenKM, la ricezione dei web form può essere automaticamente assegnata ai responsabili, che potranno analizzare le informazioni ricevute e agire di conseguenza.

La presenza di altre funzionalità, come automazione, workflow o riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), ottimizza il trattamento dei moduli. L’ottenimento di report in OpenKM facilita le decisioni strategiche. La tecnologia open source di OpenKM permette di collegare i web form al software come desiderato. L’utente può compilare il modulo direttamente in OpenKM oppure integrarlo con un altro sistema, avendo il nostro document manager come destinatario dei web form. Il nostro approccio è esteticamente e tecnicamente personalizzabile e non presenta barriere all’integrazione con altre applicazioni.

Per maggiori informazioni, non esitare a compilare il nostro web form. Ti contatteremo al più presto.