Verifica elettronica dei documenti

Verifica elettronica dei documenti

Scritto da Ana Canteli il 30 settembre 2022

La verifica online dei documenti è diventata uno strumento sempre più utile e richiesto. In passato, il confronto dei documenti era un’attività manuale e faccia a faccia, soprattutto nei settori altamente regolamentati. Il cliente doveva presentare una serie di documenti suscettibili di verifica e l’impiegato doveva discernere personalmente l’autenticità della documentazione.

Oggi i clienti si aspettano servizi più rapidi ed efficienti. Se, ad esempio, un processo di registrazione viene percepito come lento o complicato, ciò può scoraggiare l’acquisizione di nuovi clienti. Vi sono sempre più prove che i consumatori perdono la pazienza prima e in misura maggiore, ottenendo così un’impressione negativa dell’azienda. Dopotutto, un potenziale cliente vuole acquistare i nostri prodotti e servizi per soddisfare le proprie esigenze, non dedicare (troppo) tempo a quella che considera burocrazia.

Inoltre, la trasformazione digitale e la necessità di mantenere il distanziamento sociale hanno favorito la proliferazione dei servizi di verifica digitale dei documenti in tutti i settori. Nei settori altamente regolamentati la verifica fisica dei documenti persiste; tuttavia, è prevedibile che, con il tempo, anche gli ambienti più statici includeranno la verifica documentale online.

Il servizio di verifica online dei documenti consente di determinare rapidamente se un file è autentico, ovunque ci si trovi. Come si può vedere, questa è un’opzione interessante quando si lavora con informazioni di alto valore. Il software di gestione documentale di OpenKM offre la piattaforma di lavoro online necessaria per fornire tutte le garanzie di sicurezza documentale, alla quale si aggiunge la funzione di verifica dei documenti.

Tutte le funzionalità del sistema di gestione documentale sono volte a consentire tutte le operazioni di cui l’organizzazione ha bisogno. Dai compiti specifici, come l’inserimento dei documenti nel sistema, la creazione da modelli, la modifica e la cifratura, fino agli obiettivi più strategici, come la digitalizzazione del repository, l’implementazione dell’ufficio senza carta e l’inclusione del lavoro da remoto, tra le altre decisioni di alto profilo.

In entrambi i casi, che si tratti di un approccio micro o globale, verificare che si disponga e si lavori con documentazione valida e corretta è essenziale per tutte le organizzazioni. Poiché un documento viene creato e modificato, esso evolve. E può sorgere la circostanza – soprattutto ora che la mobilità è più accentuata – che vi siano ragionevoli dubbi sul fatto che la versione del documento che ci è stata fornita o a cui abbiamo accesso sia la più aggiornata e quindi valida. Per arrivare a questa conclusione devono essere soddisfatte diverse premesse. L’ultima versione di un documento implica che sia quella corretta o valida? Dipende da ogni caso d’uso.

Il verificatore remoto di documenti di OpenKM offre la possibilità di verificare la rilevanza del documento visualizzato tramite smartphone o qualsiasi dispositivo intelligente. Il document manager di OpenKM includerà un codice QR nella versione valida del documento – contenente l’insieme di dati che l’organizzazione desidera – in modo che, tramite il dispositivo, l’utente possa verificare di avere davanti a sé un documento confermato. In caso contrario, l’applicazione mobile informerà l’utente dello stato del file.

La verifica online dei documenti funzionerà in rete con il resto delle funzionalità di OpenKM. Se l’ultima versione accessibile di un documento risulta non valida, l’utente potrà utilizzare il software di gestione documentale per contattare i propri collaboratori e risolvere l’incidente in tempo reale. Se dispone delle autorizzazioni, potrà accedere alla cronologia del documento e validare la versione del file considerata corretta. L’inserimento del codice di verifica sul documento può automaticamente bloccarlo, proteggendolo da eventuali sovrascritture. Può anche aggiornare automaticamente la sicurezza del file, comportare il cambio del percorso di archiviazione, includere un documento verificato in un workflow di approvazione, ecc.

Le possibilità di utilizzo del sistema di verifica elettronica dei documenti sono molteplici. Grazie alla versatilità di OpenKM, questa opzione può essere inserita in qualsiasi fase del processo aziendale che si desideri aggiornare con questa soluzione.

D’altra parte, i vantaggi della verifica online dei documenti includono:

• Prevenzione delle frodi
• Miglioramento dell’esperienza del cliente
• Riduzione dei costi

Se vuoi saperne di più sui benefici della verifica online dei documenti, non esitare a contattarci.